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Ahora que tiene un esquema básico de lo que debe incluirse en su informe anual, veamos algunas de las mejores prácticas que siguen los expertos en comunicaciones sin fines de lucro para crear una voz auténtica y un mensaje persuasivo.
A diferencia de otros informes que crea internamente, su informe anual será leído por muchas partes interesadas: su junta directiva, principales donantes, socios, voluntarios y otros partidarios. Por eso es importante. Es preciso y está bien diseñado.
Cada artículo que investigamos para este artículo enfatizó la importancia de la honestidad y la transparencia al redactar un informe anual. La confianza de los donantes es clave para su retención. No escondas tus errores debajo de la alfombra y trates de endulzarlos. A menudo, sus donantes apreciarán su honestidad y querrán respaldar su causa aún más si ven una necesidad.
Proporcionar datos precisos va de la mano de ser honesto. Asegúrese de que todos sus datos y estadísticas sean correctos. ¿Tiene un contador o estadístico en su organización sin fines de lucro? Pídales que revisen sus estadísticas y números. Si no tiene un contador en su personal, verifique sus datos utilizando sus informes financieros. Tampoco confíe en que una sola persona lo verifique. Asegúrese de hacer circular su borrador a la mayor cantidad posible de tomadores de decisiones en su organización sin fines de lucro para revisar su informe anual y brindar comentarios antes de pasar a la fase de diseño.
Es difícil olvidar una buena historia. Los humanos somos adictos a la narrativa. Nos encantan las historias y nuestro cerebro está diseñado para recordar cosas en forma de historia. Si bien es posible que no recordemos los hechos o detalles específicos, contar historias sigue siendo una de las mejores formas de conectarnos con otros humanos y compartir una experiencia. Las citas directas y las narrativas en primera persona atraen la atención del lector y brindan un contexto de por qué su misión es importante y cómo desempeña un papel su organización sin fines de lucro.
¿Está pensando en crear un informe anual digital? Evite escribir y en su lugar cree videos atractivos. Configure entrevistas en video y deje que sus clientes cuenten sus historias con sus propias palabras.
Investigamos muchos artículos, así que elabora esta lista de mejores prácticas. Todos dieron una amplia gama de consejos, pero el único consejo en el que todos los expertos están de acuerdo es que sean breves, simples y fáciles de leer. Cuanto más desalentador sea el informe anual, menos leerán sus donantes. Evite escribir novelas y permita que su informe respire basándose en videos, fotografías e infografías para contar su historia.
Intente mantener cada sección entre 200 y 300 palabras. Otra gran táctica es limitar cada sección o tema a una página o extensión. Elegir imágenes temprano, durante la fase de escritura en lugar de la fase de diseño, también lo ayudará a determinar cuánto espacio tiene para la copia y cómo las imágenes mejoran su narrativa en esa página.
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Además de mostrar el éxito de su organización, su informe anual también trata de agradecer a quienes lo ayudaron a alcanzar sus objetivos. Enumerar y agradecer a sus principales contribuyentes, personal influyente y miembros de la junta directiva es una parte necesaria de su informe. Ofrezca a su comunidad de seguidores la sensación de que los está aceptando como socios para lograr todos los logros del año. Esta actitud de gratitud debería impregnar todo el informe.
En los informes tradicionales, las organizaciones sin fines de lucro suelen incluir todos los nombres de los donantes, pero en formatos más cortos, eso simplemente no es posible. En su lugar, utilice las historias que cuenta, los perfiles y las fotografías que incluye y su tono general para transmitir lo importante que es su apoyo para su éxito.
Los informes anuales generalmente documentan lo que su organización sin fines de lucro ha logrado durante el año pasado, pero considere incluir una visión de lo que está por venir. Podrían ser proyectos que planea iniciar el próximo año o un plan estratégico integral de 5 años. Elija lo que elija, conviértalo en el preludio de un llamado a la acción. Ofrezca a sus lectores una visión del futuro y anímelos a unirse a usted en el viaje que les espera.
Ya has oído hablar de los especialistas en comunicaciones. Ahora veamos su proyecto de informe anual desde la perspectiva de un diseñador y veamos qué consejos podemos obtener de diseñadores profesionales para garantizar que su proyecto funcione sin problemas y su informe anual se vea magnífico.