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En el último artículo aprendiste las 7 mejores prácticas para redactar un informe anual de la mano de especialistas en comunicación.
Ahora veamos su proyecto de informe anual desde la perspectiva de un diseñador y veamos qué consejos podemos obtener de diseñadores profesionales para garantizar que su proyecto funcione sin problemas y su informe anual se vea magnífico.
Si nunca antes ha escrito y diseñado un informe anual, comience por crear primero un cronograma del proyecto. ¿Verse bien? Ok, ahora triplícalo.
Elaborar un informe anual lleva mucho más tiempo de lo que la mayoría de la gente cree. El proceso de revisión y las fases de reescritura pueden estancarse. Los empleados de organizaciones sin fines de lucro son personas ocupadas, por lo que llevará tiempo recibir comentarios de todos los responsables de la toma de decisiones. Luego hay que recopilar todas sus aportaciones, ir y venir sobre la redacción y llegar a un consenso antes de reescribirlo todo. Después de lo cual deberás repetir el proceso nuevamente.
Quítese la presión a usted mismo y a todos los involucrados dándole suficiente tiempo para el proceso de redacción y edición.
Cómo optimizar su proceso de edición
Utilice Google Docs para compartir su borrador en línea con otras personas de su equipo. Un borrador en vivo eliminará cualquier confusión sobre cuál es el borrador más actual y dónde encontrarlo. Las personas pueden usar la función de comentarios para dejar ediciones, discutir soluciones y asignar secciones que otra persona debe desarrollar. Recibirá un correo electrónico cada vez que se haya dejado un comentario y todos los responsables de la toma de decisiones podrán registrarse y ver su progreso en tiempo real.
Hacer que varias personas revisen su informe anual no solo facilita el proceso de edición y verificación de datos, sino que también garantiza que los actores clave de su organización sin fines de lucro tengan la oportunidad de compartir su perspectiva y darle vida a sus palabras.
¿Tienes múltiples programas? Pide a los responsables de cada programa que revisen la sección sobre su programa.
¿Tiene un equipo de comunicaciones y desarrollo independiente? Asegúrese de que ambos equipos hayan tenido la oportunidad de revisarlo. Su equipo de desarrollo es experto en hablar con donantes y su equipo de comunicaciones son los narradores y la voz de su organización sin fines de lucro. Tiene sentido aunar fuerzas en un proyecto tan importante.
Después de que los jefes de sus equipos de programas, desarrollo, contabilidad y comunicación lo hayan revisado; envíalo a la cima. Pídale a su director ejecutivo, director financiero y director de operaciones que realicen una revisión final de todo el informe anual. Es posible que al principio estén demasiado ocupados, pero asegúrese de que tengan la oportunidad de revisar y dar su opinión antes de llegar a la fase de diseño final e imprimir.
Esto va de la mano con la inclusión de quienes toman las decisiones en el proceso de redacción. Hemos visto muchos proyectos retrasados porque los tomadores de decisiones clave no tuvieron la oportunidad de ver la copia hasta el final.
A veces son sólo unos pocos ajustes, pero a menudo es necesario agregar o cortar páginas enteras. Realizar cambios en la copia después de diseñar una página puede afectar el diseño y tardar 4 veces más en actualizarse que si hubiera realizado esos cambios mientras aún se encontraba en la fase de borrador.
El uso de gráficos y fotografías es una forma eficaz de dividir el espacio y producir diseños visualmente más atractivos.
Comience a seleccionar sus imágenes con anticipación y agréguelas a su documento de Word. Esto permite que otros tomadores de decisiones tengan la oportunidad de aprobarlos o hacer otras sugerencias.
Las infografías también son una forma maravillosa de compartir estadísticas. ¿Tiene estadísticas que quiera compartir, pero no está seguro de cómo ilustrarlas? Incluya a su diseñador desde el principio del proceso de lluvia de ideas para obtener ideas frescas y creativas que quizás no se le hayan ocurrido por su cuenta.
Demasiado texto en una página no sólo es desalentador de leer, sino que deja muy poco espacio para diseñar hermosos diseños e incluir fotografías.
Mantenga la cuenta regresiva de palabras hasta un máximo de 500 palabras por página y 1,000 palabras por pliego. 500 palabras por página debería ser el máximo absoluto. Si tiene más de 500 palabras, diseñe una extensión. El recuento ideal de palabras por página es de 200 a 300 palabras. Para los diseñadores, menos palabras significa más espacio en blanco y más espacio para agregar infografías o fotografías. Más importante aún, menos palabras significan una mejor legibilidad. Un documento extenso tiene el efecto inverso en los lectores. Cuantas más palabras haya en una página, es más probable que sus lectores la hojeen.
Prueba el Editor Hemingway. Le ayudará a deshacerse de las palabras superfluas.
Convierte tus números en infografías.
Una fotografía dice más que mil palabras. Reemplace las descripciones detalladas con fotografías.
Cree una versión de notas finales de su informe. Si alguien leyera su informe, ¿qué datos clave le gustaría que recogiera?
Consigue un segundo par de ojos para que te ayuden. Haga que alguien más de su equipo lea su borrador y resalte lo que cree que son los fragmentos de información clave. Este es un gran ejercicio para ver qué destaca a otros lectores y qué información se perdió entre la maleza.
Considere qué más desea incluir en la página. Si tiene una infografía o una foto que desea compartir, deberá dejar espacio adicional. Elija fotografías y agréguelas a su documento de Word mientras escribe el borrador. No te preocupes por la colocación. Esta es simplemente una excelente manera de recordar qué más ocupará espacio en esa página y de asegurarse de que las imágenes que elija mejoren lo que tiene que decir. Un diseñador puede revisar su biblioteca de imágenes y elegir fotos que crea que funcionarán, pero usted conoce su organización sin fines de lucro por dentro y por fuera; y están mejor equipados para elegir imágenes significativas que cuenten toda la historia.
No tengas miedo de dejar algo de espacio en blanco. Entre el 20 y el 25 % de cada página deben contener espacios en blanco. Los espacios en blanco mejoran el número de lectores y actúan como foco de atención para la información que desea resaltar. También le da a su diseñador cierto margen de maniobra para ediciones posteriores. Con tanta gente revisando su informe anual internamente, es probable que las imágenes, el texto, etc. cambien. Si su diseño ya está al máximo, deja poco espacio para que sus diseñadores agreguen una oración o amplíen una imagen.
¡Está bien! Tienes tu borrador final y tu equipo de diseño está listo para comenzar.
¿Qué formato debería utilizar para su informe anual?