Elegir el mejor formato para su informe anual

Tenga en cuenta a su audiencia

Al elegir el mejor formato para tu organización sin fines de lucro, lo primero que debes considerar es tu audiencia. Su informe anual probablemente estará dirigido a donantes individuales, fundaciones y quizás a otros públicos, así que considere las mejores formas de llegar a cada uno de ellos.

Para los partidarios menos comprometidos, las versiones condensadas de su informe anual son apropiadas, mientras que sus financiadores institucionales y corporativos estarán interesados ​​en un informe más completo. ¿Tienen ambos tipos de seguidores? Entonces una solución híbrida podría funcionar mejor para usted.

PROS

1. Las copias en papel tienen sus ventajas: todavía pueden encontrar la manera de influir en los donantes. ¡Incluso el famoso inversor Warren Buffett se ha dejado influenciar por los informes anuales!. Las fundaciones de subvenciones y los patrocinadores corporativos también prefieren los informes tradicionales impresos y encuadernados porque son más completos y es menos probable que queden enterrados en la bandeja de entrada de su correo electrónico.
2. Precios de descuento por volumen: Si su organización sin fines de lucro imprime muchos materiales durante el año, considere comprar papel al por mayor. Impresora afortunada por ejemplo, se encarga de toda la impresión para nuestro cliente Martha's Table. Martha's Table imprime > 5,000 postales cada mes. En lugar de pedir papel para cada proyecto individual, Lucky Printer comprará y reservará un suministro de papel para 6 a 12 meses para Martha's Table. El descuento por volumen en un pedido tan grande reduce significativamente el costo de impresión de Martha's Table y Lucky Printer no tiene que preocuparse por problemas de suministro fluctuantes o aumentos de precios.
3. Entrega Gratis (a veces): El otro costo asociado a los Informes Anuales en papel es la tarifa de envío. Enviar por correo un folleto grande a un grupo de personas puede resultar costoso, pero no tiene por qué serlo. Si trabaja con una imprenta local, pregunte si ofrecen entrega gratuita. Hoy en día, muchas imprentas ofrecen servicios de correo directo y muchas incluso lo hacen de forma gratuita, especialmente si el trabajo de impresión es grande.

CONTRAS

1. Costos de impresión: El costo del papel ha aumentado significativamente en los últimos 15 años y la reciente escasez de suministro sólo lo ha empeorado. Si elige imprimir su informe, le recomendamos encarecidamente que averigüe cuántas páginas contendrá su informe y que obtenga una estimación de su impresora. (Si está imprimiendo un folleto, tenga en cuenta: cada pliego contiene 2 páginas a cada lado = 4 páginas por pliego, por lo que todos los libros encuadernados deben imprimirse en múltiplos de 4 páginas. Es por eso que muchos informes suelen tener 8, 16 , o 32 páginas).
2. Contacto físico: Sorprendentemente, el costo de impresión no es la razón principal por la que muchos de nuestros clientes han optado por la tecnología digital. Después de la COVID, la gente se ha vuelto mucho más cautelosa con respecto al contacto físico y la exposición innecesaria. Los informes digitales resuelven completamente ese problema para nuestros clientes.
3. No respetuoso con el medio ambiente: La otra razón principal por la que nuestros clientes han elegido digitalizarse es el medio ambiente. Muchos consideran que es hipócrita hablar de temas medioambientales y sociales en sus informes, cuando están impresos en 30 páginas de papel.

PROS

1. ¡Puedes vincular cualquier tipo de material que desees! Con un informe digital puede incluir más que solo imágenes en su informe. Entrevistas, transcripciones, podcasts, vídeos, galerías de fotos, archivos PDF (con enlaces integrados), capturas de pantalla o enlaces a presentaciones (Prezi, PowerPoint, revistas electrónicas). Básicamente si tiene un enlace puedes incorporarlo a tu informe. ¿Nunca antes has visto un pdf con vídeos y enlaces? A continuación se muestra un excelente ejemplo de un informe en PDF totalmente interactivo que acabamos de crear para Consultoría de preparación escolar.
2. Las páginas web son flexibles y fáciles de actualizar. Las estadísticas cambian constantemente. Si su informe anual es una página web en el sitio web de su organización sin fines de lucro, puede iniciar sesión y realizar modificaciones en cualquier momento. Además, cuando llegue el momento de crear el informe anual del próximo año, ¡tu trabajo ya estará a mitad de camino! Nuestro cliente Martha's Table decidió volverse completamente digital el año pasado. Diseñamos y desarrollamos una página web especial para su informe, lo que llevó algún tiempo, pero el próximo año planean reutilizar el formato y los diseños, lo que requerirá muy poca intervención de nuestra parte. Todo lo que tendremos que hacer es duplicar la página web del año pasado e intercambiar las imágenes antiguas y copiarlas con la nueva información, lo que llevará una fracción del tiempo. A continuación se muestra un excelente ejemplo de una página web de informe anual totalmente interactiva que creamos para La mesa de Marta.
3. Los formatos digitales son respetuosos con el medio ambiente. Muchos donantes individuales aprecian un enfoque más consciente del medio ambiente y si su organización sin fines de lucro aborda el cambio climático u otras cuestiones centradas en el medio ambiente, parecería un poco sordo no digitalizarse.
4. ¡Sin costos de impresión ni envío! Los informes digitales todavía tienen algunos costos relacionados, pero tendrás más espacio en el presupuesto si no tienes que preocuparte por la impresión y el envío.

CONTRAS

1. La tecnología no siempre ahorra dinero o tiempo. Si elige volverse completamente digital y planea crearlo internamente, asegúrese de que los miembros de su equipo tengan experiencia previa en la creación de informes digitales. De lo contrario, sus empleados deberán comprar y luego aprender a utilizar el software de diseño y los complementos necesarios para crear y presentar su informe en línea. El tiempo y el dinero invertidos en aprender y desarrollar el producto pueden llevar tanto tiempo como crear materiales impresos. Encontrar el socio adecuado que le ayude a desarrollar una página web o un PDF digital es clave para que su proyecto de informe anual llegue a tiempo y con costos bajos.
2. El vídeo y la animación pueden resultar muy caros. Crear un vídeo o una animación puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Los donantes quieren que su dinero se destine a ayudar a su causa, no a una producción de vídeo sofisticada, razón por la cual nuestros clientes sin fines de lucro rara vez eligen este formato. Si su organización sin fines de lucro está interesada en crear una animación o un video, asegúrese de tener tiempo suficiente para la planificación y el desarrollo. Su informe anual deberá dividirse en un guión y un guión gráfico. Necesitará encontrar un actor de doblaje, grabar el guión y finalizar todo el audio antes de comenzar a animar o editar video. Si elige seguir la ruta de la animación o el video, le recomendamos encarecidamente DreamItReel. Se encargan de todo internamente, cuentan con equipos de cámara en todo el mundo y tienen precios inmejorables por el magnífico trabajo que realizan.
3. No todo el mundo es experto en informática. Es posible que los donantes de mayor edad que están acostumbrados a recibir un folleto por correo no se sientan cómodos con el nuevo formato digital. Si elige digitalizarse, asegúrese de que sea de fácil acceso. No hagas que tus lectores lo descarguen ni lo busquen.

Si adopta el enfoque de utilizar varios métodos, considere quién es la audiencia para cada tipo.

1. Si tiene donantes mayores que teme que se sientan intimidados por una solución digital, pero desea evitar los altos costos de impresión, cree un PDF interactivo e imprima un pequeño lote para esos donantes seleccionados.
2. Para los partidarios menos comprometidos, las versiones condensadas, como un folleto o una postal, podrían ser apropiadas, mientras que sus financiadores institucionales estarán interesados ​​en un informe más completo.
3. También considere proporcionar copias en papel a pedido u ofrecer una versión en PDF en su sitio web que las personas puedan descargar e imprimir ellas mismas.